Un dossier de presse donne à un journaliste tout ce dont il a besoin pour écrire sur votre entreprise, votre événement ou votre produit, sans devoir vous relancer. Il complète le communiqué, qui annonce une information, en apportant le contexte, les chiffres, les visuels et les contacts. Sa mise en page compte plus qu'on ne le croit : une rédaction reçoit chaque jour des dizaines de sollicitations, et un document clair, bien hiérarchisé, a plus de chances d'être lu puis repris. Voici comment structurer un dossier de presse, avec un exemple de sommaire, et comment le mettre en forme.
Dossier de presse et communiqué : deux outils complémentaires
Les deux documents sont souvent envoyés ensemble, mais ils ne jouent pas le même rôle.
| Critère | Communiqué de presse | Dossier de presse |
|---|---|---|
| Objet | Annoncer une information précise | Donner le contexte complet |
| Longueur | Une à deux pages | Le plus souvent 6 à 20 pages |
| Durée de vie | Liée à l'actualité annoncée | Plusieurs mois, avec des mises à jour |
| Visuels | Une ou deux photos | Photos HD, portraits, infographies |
| Diffusion | E-mail, plateformes de diffusion | PDF joint ou téléchargeable, version imprimée lors d'événements |
Le communiqué répond à la question « que se passe-t-il ? ». Le dossier de presse permet au journaliste de comprendre qui vous êtes, de vérifier un chiffre ou de trouver une citation sans attendre votre réponse.
Structurer un dossier de presse en trois parties
Un dossier de presse se lit rarement de la première à la dernière page. Le journaliste y cherche une information précise, et la structure doit l'y conduire rapidement.
Les pages d'ouverture
La couverture affiche le sujet du dossier, la date, votre logo et un visuel fort. Le sommaire suit immédiatement, avec le contact presse dès la deuxième page : c'est l'information que l'on cherche le plus souvent. Vient ensuite l'actualité qui motive l'envoi, sous la forme d'un communiqué ou d'un édito signé par le dirigeant.
Le cœur du dossier
- la présentation de l'entreprise ou de l'organisation : activité, histoire, implantation ;
- les chiffres clés, datés et sourcés, souvent repris du rapport annuel ;
- le produit, le projet ou l'événement détaillé ;
- les portraits des dirigeants ou des porte-parole, avec des citations exploitables ;
- les partenaires, clients ou références quand ils renforcent le propos.
Les pages pratiques
Le dossier se termine par la liste des visuels disponibles, avec légendes et crédits, le lien pour les télécharger en haute définition et un rappel complet des contacts. Pour un événement, on y ajoute le programme, les horaires et un plan d'accès.
Exemple de dossier de presse : un sommaire type en 12 pages
Voici un découpage courant pour une entreprise qui lance un nouveau produit ou un nouveau service. Il s'adapte facilement à un événement, à une inauguration ou à un anniversaire.
| Page | Contenu |
|---|---|
| 1 | Couverture : titre, visuel principal, date, logo |
| 2 | Sommaire et contact presse |
| 3 | Communiqué ou édito du dirigeant |
| 4 et 5 | L'entreprise : métier, histoire, implantation |
| 6 | Chiffres clés mis en forme en infographie |
| 7 et 8 | Le produit ou le projet en détail |
| 9 | Portraits et citations des porte-parole |
| 10 | Partenaires, clients ou références |
| 11 | Visuels disponibles, avec légendes et crédits |
| 12 | Contacts, liens utiles, informations pratiques |
Un dossier plus court reste tout à fait envisageable. Ce qui compte est que chaque page traite un seul sujet, pour que le journaliste trouve l'information sans tout parcourir.
Mise en page d'un dossier de presse : les règles qui aident le journaliste
Un dossier de presse n'est pas une brochure commerciale. Sa mise en page sert d'abord la lecture rapide et la reprise des informations.
- Des titres informatifs : « 120 salariés et trois sites de production » dit plus qu'« Notre entreprise ».
- Des chiffres mis en valeur dans des encadrés ou une infographie, toujours accompagnés de leur date et de leur source.
- Des citations isolées visuellement et attribuées avec le nom et la fonction de la personne.
- Des légendes et des crédits photo sous chaque image, pour une reprise sans risque juridique.
- Un texte sélectionnable dans le PDF : un journaliste doit pouvoir copier une citation ou un chiffre, ce qui est impossible si les pages ont été exportées en images.
- Une charte graphique respectée : couleurs, typographies et traitement des photos identiques à ceux de votre plaquette commerciale et de vos autres supports.
L'aération compte autant que pour tout document imprimé. Mieux vaut ajouter deux pages que serrer le texte jusqu'à le rendre pénible à lire.
Formats et diffusion : PDF, impression et espace presse
La plupart des dossiers de presse circulent aujourd'hui en PDF. Quelques précautions évitent qu'il finisse dans les indésirables ou ne soit jamais ouvert :
- un fichier léger, de quelques mégaoctets, plutôt qu'un PDF d'impression de plusieurs dizaines de mégaoctets ;
- des liens cliquables vers votre site, vos réseaux et l'espace de téléchargement des visuels ;
- des photos haute définition proposées en téléchargement séparé, et non intégrées dans le PDF ;
- un nom de fichier explicite, qui contient votre nom et l'objet du dossier.
Une version imprimée reste utile pour une conférence de presse, un salon ou une inauguration. Elle prend souvent la forme d'une brochure agrafée, ou d'une pochette à rabats contenant des fiches séparées que l'on met à jour sans tout réimprimer. Ce fichier doit alors respecter les contraintes de l'imprimeur, décrites dans l'article sur la préparation d'un fichier pour l'impression.
Les erreurs qui font passer un dossier à la trappe
- un ton publicitaire, avec des superlatifs plutôt que des faits ;
- l'information principale enfouie en page 7 ;
- un contact presse générique, sans nom ni numéro direct ;
- des photos en basse résolution ou sans crédit ;
- des chiffres périmés, restés d'une version précédente du dossier.
Ce dernier point plaide pour un gabarit facile à mettre à jour : quand la mise en page repose sur des styles et des pages types, actualiser les chiffres ou remplacer un portrait prend quelques minutes.
Ce que vous fournissez, ce que vous recevez
Vous me transmettez les textes validés, rédigés par vous ou par votre attaché de presse, ainsi que vos logos, vos photos et votre charte graphique. Je construis la structure du dossier, je mets en forme les chiffres clés et les citations, et je prépare une maquette qui reste facile à actualiser. Vous recevez un BAT à relire, puis un PDF léger avec liens cliquables pour l'envoi aux journalistes et, si une version imprimée est prévue, le PDF conforme au cahier des charges de l'imprimeur.
Les documents imprimés de quelques pages sont présentés sur la page mise en page de brochures et plaquettes, et l'ensemble de mes prestations de maquettiste freelance sur la page d'accueil.
Vous préparez un lancement, un événement ou une campagne de relations presse ? Envoyez votre demande via le formulaire du site ou appelez le 06 40 40 59 53 : vous recevez un devis ferme avec un délai engagé.
